Privalomų dokumentų taisyklės
Kartu aprašome, kokie dokumentai reikalingi kiekvienam klientų ar bylų tipui ir kaip dažnai: kas mėnesį, kasmet ar vieną kartą.
Dokumentų kontrolė
Žinokite, kokių dokumentų trūksta, ir priminkite atsakingam žmogui
Dokumentų kontrolė patikrina, ar kiekvieno kliento ar bylos SharePoint aplanke yra privalomi mėnesio dokumentai, primena atsakingam žmogui apie trūkstamus, o naujai gautus failus sudeda į reikiamus aplankus, ir visa tai veikia jūsų Microsoft 365 aplinkoje.
Trūkstami dokumentai · iliustracinis pavyzdys
Dokumentai pagal mėnesį
| Rugp. | Rugs. | Spal. | |
|---|---|---|---|
| Klientas A | Yra | Yra | Trūksta |
| Klientas B | Yra | Yra | Yra |
| Byla C | Yra | Trūksta | Trūksta |
| Byla D | Yra | Yra | Trūksta |
Priminimas atsakingam asmeniui
- KamAtsakingas asmuo
- IšViena sutarta pašto dėžutė
- Ko trūkstaSpalio dokumentai
Gautas failas → atpažintas tekstas → išsaugotas aplanke
01
Kai tvarką tikrina žmonės
Privalomų dokumentų sąrašas dažniausiai jau yra: sutartys, užsakymai, ataskaitos, leidimai. Sunkiau užtikrinti, kad kiekvieną mėnesį jie atsidurtų reikiamame aplanke. Tvarka tikrinama atidarant aplankus po vieną, priminimai rašomi ranka, o trūkumas paaiškėja tada, kai dokumento prireikia.
Tai ne nauja dokumentų valdymo sistema. Dokumentai lieka ten, kur juos laikote dabar, o patikra, priminimai ir rūšiavimas veikia šalia.
02
Ką sukuriame
Patikra pagal pavadinimą ir turinį
Pirmiausia tikrinami failų pavadinimai, datos ir vieta. Jei pavadinimas netinka, programa perskaito PDF tekstą, o nuskenuotų dokumentų tekstą atpažįsta jūsų Azure prenumeratoje.
Priminimai atsakingam žmogui
Atsakingą žmogų programa nustato pagal tai, kas turi prieigą prie kliento ar bylos aplanko. Kiekvienas gauna laišką tik apie savo klientus, su nuorodomis į aplankus ir siūlomais standartiniais pavadinimais.
Automatinis rūšiavimas
Failai iš bendro įkėlimų aplanko perkeliami į reikiamo kliento, metų ir mėnesio aplanką ir pervadinami pagal standartą. Jei programa abejoja, failo neliečia ir užduoda klausimą.
Suvestinė atsakingiems už tvarką
Vienoje vietoje matote, kurių dokumentų trūksta, pagal klientą, mėnesį ir atsakingą žmogų.
03
Kaip tai veikia jūsų aplinkoje
Programos veikia jūsų Azure prenumeratoje, ES regione. Kiekviena dalis gauna tik tai, ko jai reikia, o rašymo teisė atskirta nuo skaitymo.
| Dalis | Leidimas | Kam reikia | Teisė |
|---|---|---|---|
| Patikra | Files.Read.All, Sites.Read.All ir User.Read.All arba Sites.Selected (skaitymas vienoje svetainėje) ir User.Read.All | Rasti trūkstamus dokumentus ir nustatyti atsakingą žmogų | Skaitymas |
| Teksto atpažinimas | Azure vaidmuo „Cognitive Services User“ Document Intelligence ištekliui | Atpažinti nuskenuotų PDF tekstą be rakto, ta pačia valdomąja tapatybe | Skaitymas |
| Rūšiavimas | Sites.Selected su rašymo teise vienai dokumentų svetainei | Perkelti ir pervadinti failus tik toje svetainėje | Rašymas, viena svetainė |
| Priminimai | Exchange „Application Mail.Send“, apribotas viena bendra pašto dėžute | Siųsti priminimus tik iš tos dėžutės | Siuntimas, viena dėžutė |
Rūšiavimas naudoja atskirą tapatybę, ne tą, kuri tikrina. Priminimų programa neturi jokių Microsoft Graph leidimų, tik Exchange teisę siųsti iš vienos dėžutės. Mūsų bandyme bandymas siųsti kito žmogaus vardu buvo atmestas (HTTP 403).
04
Bandymo rezultatai
Pamatuota 2026-10-08 ir 2026-10-09 mūsų pačių bandomojoje Microsoft 365 aplinkoje su išgalvotais duomenimis; trūkumus ir netvarkingus failus paruošėme tyčia. Tikrinant tik pagal pavadinimus, patikra pateikė 2 klaidingus pastebėjimus, o perskaičius tekstą jų neliko. Rezultatai nerodo, kaip patikra veiks su jūsų aplankais.
- 18 iš 18
- tyčia paliktų dokumentų trūkumų rasta (731 failas, 18 išgalvotų klientų)
- 3 iš 3
- netinkamai pavadintų ar nuskenuotų dokumentų atpažinta, perskaičius tekstą ir pritaikius OCR
- 4 iš 4
- rūšiavimo sprendimai teisingi: 2 failai perkelti, 1 praleistas, nes toks failas jau buvo, 1 paliktas su klausimu
- 9 iš 9
- klientų atsakingas žmogus nustatytas teisingai pagal aplanko prieigas
05
Ką gaunate iš piloto
- Taisykles jūsų privalomų dokumentų sąrašui ir aplankų tvarkai, pritaikytas vienai komandai ar vieno žmogaus klientams
- Patikrą jūsų Azure prenumeratoje pagal sutartą tvarkaraštį
- Priminimus atsakingiems žmonėms el. paštu ir, jei norite, Teams
- Automatinį įkėlimų aplanko rūšiavimą
- Suvestinę tiems, kas atsako už tvarką
- Perdavimo dokumentą jūsų IT
06
Ko reikia iš jūsų
- Privalomų dokumentų sąrašo kiekvienam klientų ar bylų tipui
- Kelių aplankų ir failų pavadinimų pavyzdžių (ne turinio)
- Azure prenumeratos ir išteklių grupės ES regione
- Administratoriaus, galinčio patvirtinti leidimus: visuotinio administratoriaus arba privilegijuotųjų vaidmenų administratoriaus
- Bendros pašto dėžutės priminimams ir kelių Exchange PowerShell komandų, kurios leidžia siųsti tik iš jos; tai verta padaryti dieną anksčiau, nes mūsų bandyme teisė pradėjo veikti maždaug po dviejų valandų
- Dviejų trumpų peržiūros susitikimų piloto metu
Dažniausi klausimai.
Turite kitą klausimą?
Ar skaitote dokumentų turinį?
Tik tada, kai failo pavadinimas neatitinka laukiamo dokumento, ir tik jūsų Azure prenumeratoje. Programa perskaito PDF tekstą arba atpažįsta nuskenuoto dokumento tekstą, kad nustatytų klientą, dokumento rūšį ir mėnesį. Mes dokumentų neatsisiunčiame.
Ar programa gali ištrinti ar perrašyti failus?
Patikra negali: ji turi tik skaitymo teises. Rūšiavimas turi rašymo teisę tik vienoje dokumentų svetainėje: jis failus perkelia ir pervadina, bet netrina ir esamo failo neperrašo. Mūsų bandyme failą, kurio standartinis pavadinimas jau buvo užimtas, jis praleido.
Kas, jei failas pavadintas netvarkingai arba nuskenuotas?
Tada programa perskaito jo tekstą, o nuskenuoto dokumento tekstą atpažįsta. Mūsų bandyme iš 3 tokių failų vien pagal pavadinimą nebuvo atpažintas nė vienas, perskaičius PDF tekstą buvo atpažinti 2, o pritaikius teksto atpažinimą – visi 3.
Kaip nustatomas atsakingas žmogus?
Pagal tai, kas turi prieigą prie kliento ar bylos aplanko. Mūsų bandyme taip atsakingas žmogus teisingai nustatytas visiems 9 klientams. Jei atsakomybė jūsų įmonėje fiksuojama kitur, pavyzdžiui, verslo sistemoje, tai aptariame pokalbyje.
Kokius dokumentus galima tikrinti?
Tuos, kurių buvimą galima apibrėžti taisykle: kas mėnesį privalomas ataskaitas, sutartis, užsakymus, leidimus ar pažymas. Dokumentus, kurių reikia tik tam tikrais atvejais, pavyzdžiui, pasirašius naują sutartį, tikrinti sudėtingiau: tam reikia duomenų iš jūsų verslo sistemos.
Ar tai dokumentų valdymo sistema?
Ne. Dokumentai lieka ten pat, jūsų SharePoint, o žmonės dirba kaip įprasta. Patikra, priminimai ir rūšiavimas veikia šalia ir padeda laikytis jau sutartos tvarkos.
Kas, jei dalis dokumentų laikoma asmeniniuose OneDrive?
Jei administratorius suteikia skaitymo teisę visai organizacijai, patikra mato ir asmeninius OneDrive. Jei teisė suteikiama tik vienai svetainei, asmeniniai OneDrive lieka nematomi, o tokie klientai ataskaitoje pažymimi kaip nerasti. Mūsų bandyme taip buvo pažymėti visi 3 klientai, kurių aplankai buvo OneDrive.